martes, 4 de noviembre de 2014

Combinar correspondencia de Word a Excel

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
  • 1 Carta redactada en Word
  • 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen.


Les recomiendo que tengan claro donde tienen guardado el archivo de Excel, ahora vamos a Word y a continuación analizaremos como es que combinamos la Base de datos con la carta.

Vamos a:


1.- Pestaña correspondencia
2.- Iniciar combinación de correspondencia
-  Seleccionamos la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia
3.- Comenzamos con el asistente de correspondencia
-  Ponemos en tipo de documento: Carta y damos clic en la opción siguiente que se muestra en la parte inferior.
-  Utilizar el documento actual y siguiente
-  En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul) aquí es donde buscamos nuestro archivo Excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el de Excel) saldrá una ventana como esta.


En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.


Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.


Para asignar los campos manualmente, presionamos en "mas elementos",  arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  los cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o al haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.


    Al asignar un campo, en el archivo Word quedara de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.


    Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles.


    Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre:

    1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control.

    2. Imprimir: No creo que necesite explicación.

    3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. 

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